Eldos Evoluzione:  Semplice, pratico e intuitivo consente all’Utente di affrontare in maniera efficace le varie fasi che intercorrono tra la scansione del documento cartaceo ed il salvataggio del documento informatico sul supporto ottico. L’acquisizione del documento può avvenire indifferentemente da scanner, da file o da e-mail. L’indicizzazione può essere contestuale alla scansione oppure effettuata in una fase successiva per blocchi di documenti. Per i documenti in formato omogeneo l’indicizzazione può essere automatizzata attraverso il modulo OCR in grado di catturare in maniera autonoma i dati presenti nei template definiti per ciascun tipo di documento. Per i documenti attivi prodotti internamente sia l’acquisizione che l’indicizzazione possono essere del tutto automatizzate attraverso un semplice modulo di integrazione con il gestionale dell’Azienda, mentre la ricerca può avvenire sia dall’interno del gestionale stesso secondo i metodi consueti sia esternamente con Eldos. L’iter del documento descrive tutti i passaggi fra i vari Utenti e tutte le azioni che sono state fatte su di esso, da quale Utente e in quale data. La reperibilità del documento è immediata attraverso la ricerca per singolo indice, la combinazione di più indici, l’ausilio degli operatori logici o la ricerca simultanea su tutti gli indici definiti. Il documento rintracciato può essere visualizzato (migliorando anche l’immagine con lo zoom, la rotazione, l’adattamento a schermo intero etc.), stampato o spedito automaticamente tramite e-mail.  I supporti ottici, se creati in maniera conforme alla normativa Cnipa relativa alla conservazione sostitutiva e firmati digitalmente, consentono l'eliminazione del documento cartaceo in quanto il documento informatico assume piena valenza ai fini giuridici. Qualora si presentasse la necessità di gestire problematiche particolari, Cascinanet garantisce la propria disponibilità ad apportare personalizzazioni al prodotto a costi contenuti e sicuramente accessibili per qualsiasi tipo di Azienda.

Scansione e data entry: Cascinanet, oltre alla consulenza sui progetti di gestione documentale e alla fornitura del software, offre anche il servizio di acquisizione e data entry per quelle Aziende che, avendo già un loro sistema, hanno il problema del recupero del pregresso oppure per quelle che, pur avendo interesse per una gestione informatizzata dei loro archivi, non intendono investire nelle attrezzature necessarie o non hanno personale da adibire a tale attività. Cascinanet mette a disposizione la propria organizzazione per il ritiro dei documenti cartacei, per la loro informatizzazione, per il riversamento dei dati sul server dell’Azienda dando la visibilità e la gestione di essi come descritto nella sezione del software. Le attrezzature performanti ed il personale qualificato rendono il servizio rapido, efficiente e puntuale. L’attività di acquisizione e indicizzazione può essere svolta in outsourcing presso la sede di Cascinanet oppure insourcing presso la sede del Cliente quando, trattandosi di documenti molto riservati, la loro fuoriuscita non è ritenuta da quest’ultimo opportuna per motivi di privacy. I documenti, i fascicoli, le pratiche, dopo la lavorazione, vengono riconsegnati nel medesimo stato in cui erano stati prelevati, garantendo così un servizio di assoluta qualità.

Conservazione sostitutiva: Cascinanet offre il servizio di Responsabile della conservazione sostitutiva sia per le Aziende che affidano ad essa l’attività di informatizzazione dei documenti sia per quelle che svolgono tale attività al proprio interno. Le procedure per la conservazione sostitutiva, pur essendo progressivamente semplificate, comportano ancora l’osservanza di un certo numero di regole tecniche sia in fase di costruzione del supporto ottico sostitutivo sia successivamente per la sua conservazione nel tempo. Cascinanet può fornire consulenza e assistenza alla figura del responsabile della conservazione sostitutiva interno all’Azienda oppure può assumersi direttamente tale incarico, liberando così l’Azienda da qualsiasi responsabilità tecnica e/o giuridica. Sarà responsabilità di Cascinanet accertare e garantire che il supporto ottico sia stato costruito secondo le norme in vigore sia nella forma che nel contenuto, come pure sarà compito di Cascinanet garantirne la sua conservazione e la sua eventuale possibilità di utilizzo nel tempo.